Datenschutzhinweise für AI Fit

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für deine Daten in AI Fit ist Builtech Holding GmbH, Ernst-Reuter-Platz 2, 10587 Berlin.

Das gilt auch, wenn du bei einer unserer Schwestergesellschaften arbeitest: Builtech Holding GmbH hat dafür eine Vereinbarung mit deiner Firma.

Das AI Fit Team erreichst du über den AI Fit Manager, Utku Erol, utku.erol@builtech.de.

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten, Andreas Lemcke, erreichst du unter datenschutz@builtech.de. Du kannst ihm zu allem in diesen Hinweisen schreiben, auch vertraulich.

3. Was AI Fit ist

AI Fit hilft dir, in deinem Job mit KI zu arbeiten. Du beantwortest eine Umfrage und bekommst deinen AI Fit Score. Du kannst einen AI Impact Report zu deinem Job anfordern. Du führst ein 30-Minuten-Gespräch mit dem AI Fit Manager und bekommst einen Plan mit Aufgaben. Nach etwa 3 Monaten beantwortest du die Umfrage noch einmal.

Mitmachen ist freiwillig. Jeder einzelne Schritt ist auch freiwillig.

4. Wofür wir deine Daten nutzen

• Die AI Fit Umfrage und dein AI Fit Score: damit du siehst, wie du heute mit KI arbeitest, und noch einmal nach deiner zweiten Umfrage.
• Dein Berufsbild: damit wir deinen Jobtitel und deine Abteilung einem Berufsbild zuordnen, und dein Report und dein Plan zu deiner Arbeit passen.
• Der AI Impact Report, wenn du ihn anforderst: damit du siehst, wie KI deinen Job verändert und was du als Nächstes tun kannst.
• Das 30-Minuten-Gespräch: damit wir es als Teams-Termin im Outlook-Kalender des AI Fit Managers buchen.
• Dein Plan, deine Aufgaben, Punkte und Badges: damit du Aufgaben für deine eigene Arbeit bekommst und wir deine Nachweise prüfen können.
• Abteilungswerte: damit wir anonyme Gesamtwerte für jede Abteilung zählen, nur für Gruppen ab 5 Personen. Sie zeigen, wie weit AI Fit gekommen ist, nie eine Person.
• Anmeldung und Sicherheit: damit du dich anmelden kannst, dein Konto sicher bleibt und festgehalten wird, wer was getan hat (das Protokoll).

5. Welche Daten wir nutzen

• Aus deinem Konto (Microsoft oder die AI Fit Anmeldung): dein Name, deine E-Mail, dein Jobtitel, deine Abteilung, deine Firma und deine Region. Wenn du deinen Jobtitel korrigierst, nutzen wir deine Korrektur.
• Von dir: deine Antworten in der Umfrage und die Texte, die du schreibst. Dein Lebenslauf oder die Adresse deines LinkedIn-Profils, nur wenn du einen Report anforderst. Dein Feedback zum Report. Deine Entscheidungen und Notizen zu deinen Aufgaben und die Links, die du als Nachweis schickst.
• Vom AI Fit Manager: eine kurze Zusammenfassung deines Gesprächs.
• Von AI Fit erstellt: dein AI Fit Score mit seinen 6 Bereichen, die Stufe jeder Antwort, die du geschrieben hast, dein Report, dein Plan, deine Punkte und Badges und das Protokoll dessen, was passiert ist.

AI Fit speichert deinen Lebenslauf und dein LinkedIn-Profil nie selbst. AI Fit liest sie einmal und behält nur eine Zusammenfassung, die du vorher prüfst.

Bevor du einen Lebenslauf hochlädst, entferne bitte dein Foto, dein Geburtsdatum, deine Wohnadresse und alles zu Gesundheit, Religion oder anderen privaten Dingen. AI Fit braucht das nicht.

6. Rechtsgrundlage

• Deine Einwilligung, also deine Zustimmung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, mit § 26 Abs. 2 BDSG für die Einwilligung im Arbeitsverhältnis): für das Mitmachen, für den AI Impact Report, für die Nutzung deines LinkedIn-Profils und für das Teilen deines Reports mit dem AI Fit Team. Jede ist eine eigene Zustimmung.
• Unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): für deine Anmeldung, die Sicherheit des Systems und das Protokoll, und für das Abteilungswissen aus Interviews, in dem Namen ersetzt sind.
• Eine rechtliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c und Art. 7 Abs. 1 DSGVO): damit wir nachweisen können, welchen Zustimmungen du zugestimmt hast.

7. Wie KI genutzt wird

AI Fit nutzt KI von Microsoft (Azure OpenAI), in der Microsoft-Cloud für VDK DACH. Die KI macht 3 Dinge:

• Sie liest die Antworten, die du selbst schreibst, und gibt jeder eine Stufe. Diese Stufen zählen in deinem Score wie deine anderen Antworten. Alle anderen Antworten zählen nach festen Regeln.
• Sie schreibt die Erklärung deines Ergebnisses, deinen AI Impact Report und die Texte deines Plans.
• Sie ordnet deinen Jobtitel einem Berufsbild zu.

Dein AI Fit Score fasst deine Antworten in 6 Bereichen zu einer Zahl von 0 bis 100 zusammen. Er wird nie mit anderen Personen verglichen.

Jeder Text, den KI schreibt, ist gekennzeichnet, auf dem Bildschirm und im Code der Seite. KI entscheidet nie etwas über dich oder deinen Job: Es gibt keine automatisierte Entscheidung im Sinn von Art. 22 DSGVO. Der AI Fit Manager prüft deinen Plan, bevor du ihn siehst.

Nichts aus AI Fit wird für Leistungsbeurteilung, Einstellung, Beförderung, Gehalt oder Kündigung genutzt.

8. Wer deine Daten sieht

• Du siehst alle deine Ergebnisse.
• Der AI Fit Manager deiner Region sieht, wie weit du in AI Fit bist (zum Beispiel: Umfrage fertig, Gespräch gebucht), dein Gespräch, deinen Plan und die Nachweise, die du zur Prüfung schickst. Nie deine Antworten, deinen Score oder deinen Report.
• Die AI Fit Admins betreiben das System. Sie sehen deine Antworten in der Umfrage nur unter einem Code, nicht mit deinem Namen, wenn sie ein technisches Problem lösen. Deinen Report sehen sie nur, wenn du ihn teilst.
• Die Abteilungswerte sind anonym und nur für Gruppen ab 5 Personen.
• Deine Führungskraft und HR sehen nie deine Antworten, deinen Score oder deinen Report.

9. Dienstleister

• Microsoft Ireland Operations Ltd., als unser Auftragsverarbeiter: die Server und die Datenbank (Microsoft Azure), die KI (Azure OpenAI), die Anmeldung (Microsoft Entra ID) sowie Outlook und Teams für dein Gespräch. Wo die Daten liegen: Deutschland, in der Azure-Region Germany West Central (Frankfurt am Main). Die KI verarbeitet deine Texte nur in Rechenzentren von Microsoft in der EU.
• Für den AI Impact Report betreibt AI Fit seine Workflows auf einem eigenen Server in Microsoft Azure. Um öffentliche Fakten über deinen Arbeitgeber, seine Branche und seine Region zu ergänzen, sucht AI Fit im Web mit Brave Search (Brave Software). Nur Suchbegriffe verlassen AI Fit, zum Beispiel der Name und die Stadt deines Arbeitgebers. Nie dein Name oder dein Lebenslauf.
• AI Fit durchsucht außerdem eine Sammlung von Fakten über Berufe und Karrieren (YourBestChance). Die Suchbegriffe werden vorher in Zahlen umgewandelt. Dein Name verlässt AI Fit nie.
• Nur wenn du dein LinkedIn-Profil nutzt: Ein kostenpflichtiger LinkedIn-Datendienst (die LinkedIn Scraper API auf dem RapidAPI-Marktplatz) bekommt die Adresse deines Profils und schickt das öffentliche Profil zurück. AI Fit prüft mit einer verschlüsselten Form deines Namens, dass es dein Profil ist. Dein Name selbst wird nicht geschickt.

10. Daten außerhalb der EU

Wenn ein Dienstleister Daten außerhalb der EU verarbeitet, nutzen wir den Schutz, den die DSGVO verlangt (Art. 44 bis 49 DSGVO), zum Beispiel das EU-US Data Privacy Framework oder die Standardvertragsklauseln der EU.

11. Wie lange wir deine Daten aufbewahren

• Dein Lebenslauf oder dein LinkedIn-Profil: nie. AI Fit liest sie einmal.
• Deine Anmeldung: höchstens 12 Stunden, dann meldest du dich neu an.
• Deine Antworten, dein Score, dein Berufsbild, dein Report, dein Gespräch, dein Plan, deine Punkte und Badges: bis 12 Monate nach dem Ende des Programms, oder bis du sie löschst.
• Das Teilen deines Reports mit dem AI Fit Team: bis du das Teilen beendest.
• Dein Konto und das Protokoll: bis 12 Monate nach dem Ende des Programms. Wenn du deine Daten löschst, behalten wir nur einen kurzen Vermerk, dass sie gelöscht wurden.
• Der Nachweis deiner Zustimmungen: 3 Jahre, nachdem du sie widerrufen hast oder das Programm geendet hat.

12. Deine Rechte

Das kannst du jederzeit tun:

• Sehen, was AI Fit über dich speichert, und eine Kopie herunterladen (Art. 15 und 20 DSGVO): auf der Seite „Meine Daten“.
• Falsche Daten korrigieren (Art. 16 DSGVO): deinen Jobtitel im Schritt „Deine Rolle“, die Zusammenfassung deines Lebenslaufs, bevor dein Report geschrieben wird, alles andere über den AI Fit Manager.
• Deine Daten löschen (Art. 17 DSGVO): „Alle meine Daten löschen“ auf der Seite „Meine Daten“.
• Verlangen, dass wir deine Daten eingeschränkt nutzen (Art. 18 DSGVO), oder widersprechen, wo wir uns auf unser berechtigtes Interesse stützen (Art. 21 DSGVO).
• Eine Zustimmung widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Das Teilen deines Reports beendest du mit „Nicht mehr teilen“ am Ende deines Reports. Wenn du nicht mehr mitmachen willst, nutze „Alle meine Daten löschen“. Ein Widerruf ändert nichts daran, wie deine Daten vorher genutzt wurden.
• Dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Für alles andere schreib dem AI Fit Manager oder dem Datenschutzbeauftragten. Wir antworten innerhalb von 1 Monat.

13. Freiwillig

Mitmachen bei AI Fit ist freiwillig, und jeder Schritt auch. Wenn du nicht mitmachst oder aufhörst, hast du keinen Nachteil.

14. Änderungen

Wenn AI Fit deine Daten auf eine neue Art nutzt, ändern wir diese Hinweise. Wenn dafür eine neue Zustimmung nötig ist, fragen wir dich noch einmal.